如何用好ERP(2)?

四、ERP有效使用的基础

众所周知,一个ERP系统需要用好,必然需要准确的基础数据,而搞准基础数据,是需要组织、流程和方法的保障。

图1 ERP正确使用逻辑示意图


其一,是一把手的决心

ERP的成熟应用,改变了手工作业不规范、随意信息作业的习惯,属于极大改变作业习惯的做法,是一个深度的管理变革。

同时,ERP系统的建设,不仅需要软硬件的投入,更需要在组织结构的变更和人员编制的投入,这些均需要消耗资源,属于战略性的投入。

而且,在资源投入基础上,不仅需要作业习惯的改变,也需要改变流程,这些必然会带来中基层的阻力,需要领导者有足够的毅力坚持,才可以的。

所以,只有领导人的决心和恒心,ERP系统才可以搞定。

其二,组织结构优化和人员配置

一般的中小企业的组织结构不健全,而且人员配置不合理,一般都处于“欠管理”状态,造成ERP系统不畅,作业效率低下。

ERP系统是为了生产运作管理最基础的信息系统,所以为了打好信息系统的基础,必须要进行组织结构的优化和必要人员的配置,确保ERP系统的实现。


图2 典型制造业企业组织结构示意图

工厂的组织结构需要配置齐全,尤其是与ERP使用相关的几个部门或岗位:

A、BOM,研发部或工程部,必须有一个部门负责,而且BOM的编制和变更需要专人负责,录入到ERP系统中也需要专门的录入文员。

B、PMC,PMC是一家工厂的信息处理节点,必须要有专人进行MRP的运算,而且PMC需要根据其岗位职责(PC对应生产任务单、MC对应采购和委外订单、MRP文员对应销售订单和出入库单),进行封闭管理。只要是一定的规模企业,MRP专业最好是独立岗位(也可以兼任其他职位)。

C、仓库,仓库是一家工厂的物流节点,库存的准确性会影响到MRP的需求,更会影响到工单的齐套,是非常关键的。仓库的直线领导,一般最好归集与工厂管理而不要属于财务管理(属于财务管理是最差的选择,一般库存数据不会准确,缺少有效的监督),以提高出入库管理的协同性。

研发部BOM、PMC的单据管理、仓库的库存管理,对应了ERP系统中的三个核心重点:BOM、库存和单据

其三,ERP的控制方法

要能有效使用ERP系统,需要使用以下的科学方法:

方法一,简化的物料编码

所有ERP的基础,其实不是什么而是科学的物料编码系统。虽然很多企业有了PDM(或PLM),但是一套好的物料编码体系,是科学实施ERP的基础。

图3 物料编码分类示意图

方法二,准确的BOM结构

准确的BOM结构,是确定任务(采购、委外、生产)的基础,同时也是简化BOM编制的基础,所以在确定BOM结构前,需要确定一下事宜:

区分自制件、委外件、采购单属性,并理解这三个物料属性之间的关系,否则麻烦会无穷。

区分确定BOM分阶的颗粒度。ERP是管控到车间工单级的,不需要区分到工序工单。则要依据这个原则,进行车间/班组的划分,依据具体的业务要求,确定合适的分价颗粒度和分阶点。

方法三,简化ERP相关单据

ERP有非常多的单据,尤其是有非常多的中间单据,如何简化ERP的中间单据,是顺利实施ERP的基础。

其四,ERP相关作业流程优化

A、新增物料编号、新增BOM和BOM变更控制流程

BOM是一个ERP的基础,自然必须有比较严格的BOM编制和变更的相关流程,建议在ERP系统变更前,必须把纸质文件审批好,确保BOM准确。

B、库存作业流程

需要制定严格的仓库作业流程,以确保ERP数据与实物数据的准确。ERP数据和实物数据的准确,做到实物与单据的实时性就好,如何做到实时性是一项高级技术,可以线下咨询。

C、单据控制流程

单据控制流程分为两个部分,其一是MRP作业流程。需要确定MRP毛需求或净需求,并确定MRP的运算流程,强烈建议,MRP时,一定是一个销售订单(或预测订单)运算MRP,而不是一天或多天运算一次MRP。

这三个流程,也是对应ERP系统的三个重点:BOM、库存和单据

五、ERP典型应用

财务是ERP应用的重点,另外一个应用的重点部门是PMC。PMC最典型的应用是生产任务单的控制,只用ERP数据,可以做以下的控制:

1、建立销售订单的优先顺序

首先是依据销售订单的交付日与工厂对客户的承诺交期,建立起销售订单的离开交货日远程的优先顺序:离开交货日越近,销售订单优先程度越高,延误交付日越多,优先等级越高。

2、将销售订单的优先顺序同步至生产任务单、委外订单和采购订单

生产过程的同步性十分重要,尤其是涉及总装环节的业务场景,只有同步才可以齐套。唯有建立全局优先的同步系统,才可以做到齐套。

3、齐套投料

在建立优先顺序的基础上,狠抓物料的可得性和齐套性,做到齐套投料,确保生产顺畅和短的生产周期,从而获得竞争力。

4、缓冲管理

需要对优先顺序进行有效控制,要关注订单延误、订单快延误两种单据数量的多少,也要关注车间不按照优先顺序生产的状况和原因,确保工厂按照优先顺序履行,确保生产有序性。

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六、结语

总之,ERP作为一个非常实用的信息系统,不仅仅是未来构建数字化工厂的基础平台,更是工厂运作的必然工具。可以说,有ERP不见得可以管理和控制好一家工厂,但是没有ERP系统一般情况下是无法管理好一家稍微复杂或规模的工厂。ERP系统已经成为十分有效的工具。

ERP系统也是肯定是可以应用好的,尤其是中小企业,只要组织和人员合适、方法得到、流程明确,一定是可以走顺ERP系统的(已经走顺的也不少,2008年任总经理时,这家企业的ERP系统就非常顺畅)。

还是那句老话,领导人的决心是ERP是否走顺的基础。没有这个基础,什么样的ERP系统都走不顺,什么样的系统(MES、APS、WMS等)也就无从谈起。

章月洲,教授级高级工程师,工厂管理专家